Alle ReferenzenCase Study · Stadt Dormagen
KI-Agenten im Ausländeramt Dormagen
Von der Erlassdatenbank zur Antragsvorbewertung: Wie das Ausländeramt der Stadt Dormagen BasePeak.AI Schritt für Schritt ausgebaut hat. Lokal betrieben, auf begrenzter Hardware und ohne die vorhandenen Fachverfahren umzubauen.
- Kunde
- Stadt Dormagen
- Bereich
- Ausländeramt
- Betrieb
- Stadteigene Server
- Produkt
- BasePeak.AI
- Medienberichte
- WDR Lokalzeit Düsseldorf · 05.11.2025
Im Ausländeramt bearbeiten Mitarbeitende täglich komplexe Einzelfälle. Dafür brauchen sie Informationen aus Gesetzen und Erlassen, internen Vorgaben, der elektronischen Akte und bestehenden Fachverfahren. Besonders zeitaufwendig ist es, umfangreiche Akten zunächst zu sichten und die relevanten Sachverhalte herauszuarbeiten.
Die Lösung ist nicht auf einmal entstanden, sondern in Etappen gewachsen. Am Anfang stand eine Erlassdatenbank. Dann kamen umfangreiche Akten hinzu, die auf lokaler Hardware mit begrenzten Ressourcen erschlossen werden mussten, danach weitere Rechtsquellen vom EU-Recht bis zum Landesrecht NRW. Heute bringen spezialisierte KI-Agenten Akte und Rechtslage zusammen.
Die Geschichte in fünf Kapiteln
Kapitel 1 · Der Anfang
Am Anfang stand die Erlassdatenbank
Im Ausländerrecht reicht der Gesetzestext allein selten aus. Dazu kommen Erlasse, Anwendungshinweise und interne Vorgaben, und wer einen Fall bearbeitet, muss wissen, was davon aktuell gilt. Dieses Wissen war verteilt, und neue Mitarbeitende mussten es sich erst mühsam erarbeiten.
Deshalb begann der Einsatz mit einem klar umrissenen Ziel: relevante Erlasse und internes Wissen leichter zugänglich zu machen. Sachbearbeitende stellen ihre Frage in eigenen Worten, der Assistent antwortet aus der Erlassdatenbank und zeigt die Quelle, auf die er sich stützt.
Dieser erste Baustein hat den Grundsatz gesetzt, der für alles Weitere gilt: Jede Antwort muss am Original überprüfbar sein.
Kapitel 2 · Die Akten
Bis zu 400 Seiten pro Akte
Eine elektronische Ausländerakte umfasst typischerweise etwa 50 bis 400 Seiten. Darin stehen frühere Aufenthaltstitel, behördliche Schreiben, Bildungsnachweise, familienbezogene Informationen und weitere entscheidungsrelevante Dokumente.
Schon das erste Screening der Akte, der sogenannte Aktenspiegel, beansprucht je nach Umfang und Komplexität 30 Minuten bis mehrere Stunden. Erst danach können Sachbearbeitende die gewonnenen Informationen für die fachliche Beurteilung eines Antrags zusammenführen.
Bearbeitung großer Dateien in ressourcenarmen Umgebungen
Für die Stadt Dormagen betreiben wir BasePeak.AI auf stadteigenen Servern. So verlassen keinerlei Daten das städtische Netzwerk, und es kann problemlos mit personenbezogenen und sensiblen Daten gearbeitet werden. Zu Beginn war die Rechenleistung dort sehr limitiert, und das System wurde für den Einsatz mit kleinen, lokal betriebenen KI-Modellen optimiert.
Der Einsatz in Zahlen
- 50–400Seiten
- umfasst eine elektronische Ausländerakte typischerweise
- 30 Min.bis Stunden
- dauert das erste Screening einer Akte von Hand
- < 10Minuten
- für eine 100-seitige Akte, mit lokal betriebenen Modellen
Die Lösung
Ein quellenreferenzierter Aktenspiegel durch KI
BasePeak.AI verarbeitet den PDF-Export der elektronischen Akte mit lokalen KI-Modellen. Der Agent klassifiziert und strukturiert die relevanten Inhalte und bereitet sie als übersichtlichen Aktenspiegel mit Quellenverweisen auf die Originalakte auf. So prüfen Sachbearbeitende Aussagen gezielt, statt zuerst sämtliche Seiten selbst durchsuchen zu müssen.
Was der Aktenspiegel strukturiert
Aufenthaltshistorie
Frühere Aufenthaltstitel und aufenthaltsrechtliche Entwicklungen.
Bildungshistorie
Schulische und berufliche Qualifikationen sowie dokumentierte Ausbildungsstationen.
Strafrechtlich relevante Inhalte
In der Akte dokumentierte Sachverhalte und Vorgänge.
Familienübersicht
Dokumentierte Familienangehörige und familiäre Beziehungen.
Diese vier sind Beispiele. Der Aktenspiegel deckt weitere Inhalte ab, und welche Kategorien er erfasst, lässt sich für den jeweiligen Bedarf konfigurieren.
Anbindung
Auch ohne direkte Fachverfahrensschnittstelle einsetzbar
Im Ausländeramt Dormagen kommen OKVisa und komXwork zum Einsatz. In der dortigen Systemumgebung steht keine direkte Schnittstelle für den automatisierten Abruf der elektronischen Akte zur Verfügung.
Die Sachbearbeitenden exportieren deshalb die gesamte Aktenhistorie manuell als Sammel-PDF. Das dauert ungefähr zehn Sekunden beziehungsweise zwei Klicks. Anschließend geht die Datei zur Analyse an BasePeak.AI.
Der entscheidende Zeitgewinn liegt also nicht beim Export, sondern bei der anschließenden inhaltlichen Sichtung und Aufbereitung. Die bestehende Fachsoftware muss für diesen Anwendungsfall weder ersetzt noch tiefgreifend integriert werden.
Mit eAkte-Anbindung Mit einer Schnittstelle zur eAkte liefe der gesamte Prozess bis zum fertigen Aktenspiegel vollautomatisch, ohne manuellen Export.
Export als Sammel-PDF≈ 10 Sek.
Erstes Screening von Hand30 Min. bis mehrere Std.
Analyse durch BasePeak.AI, 100 Seiten< 10 Min.
Die Dauer des Screenings von Hand hängt von Umfang und Komplexität der Akte ab. Die Analysezeit ist ein Praxiswert für eine 100-seitige Akte in der beschriebenen Umgebung, kein generelles Leistungsversprechen.
So läuft eine Akte durch
- Elektronische Akteim Fachverfahren
- Sammel-PDF2 Klicks, rund 10 Sekunden
- Lokale KI-Modelleklassifizieren und strukturierenStadteigene Server
- Aktenspiegelmit Quellenverweisen
- Sachbearbeitung und weitere Agentenprüfen, recherchieren, Anträge vorbewerten
- Entscheidungbei den zuständigen Mitarbeitenden
Kapitel 3 · Die Rechtslage
Neue Wissensquellen vom EU-Recht bis zum Landesrecht NRW
Wer die Akte kennt, kennt noch nicht die Rechtslage. Für die fachliche Beurteilung braucht es beides: den Sachverhalt aus der Akte und die Normen, an denen er zu messen ist.
Neben die Erlassdatenbank traten deshalb weitere Wissensquellen: Bundesgesetze, Verwaltungsvorschriften, Landesrecht NRW und EU-Recht. Die Agenten greifen auf diese Quellen gemeinsam zu und zeigen in ihren Antworten die Fundstelle.
Damit wurde die Grundlage geschaffen, Akte und Recht zusammenzubringen.
Kapitel 4 · Die Anwendungsfälle
Was die Agenten heute im Ausländeramt leisten
Aus Akte und Rechtsquellen sind Anwendungsfälle entstanden, die Sachbearbeitende im Alltag nutzen. Der Aktenspiegel aus Kapitel 2 ist dabei doppelt nützlich: direkt für die Sachbearbeitung und als Grundlage, auf der weitere Agenten aufsetzen. Eine Auswahl:
Aktenspiegel
Die Akte strukturiert erschlossen: Aufenthalts- und Bildungshistorie, strafrechtlich relevante Inhalte, Familie. Jeder Eintrag mit Seitenverweis.
Erlasslage
Welche Erlasse gelten zu einer Frage, und was steht darin? Die Antwort stützt sich auf die Erlassdatenbank und zeigt die Fundstelle.
Rechtsrecherche
Recherche über Bundesgesetze, Verwaltungsvorschriften, Landesrecht NRW und EU-Recht, mit Fundstellen statt bloßer Zusammenfassungen.
Antragsvorbewertung
Aus der Rechtslage eine Checkliste für den konkreten Antrag erstellen, dann die Akte der antragstellenden Person Punkt für Punkt dagegen prüfen.
Antragsvorbewertung im Detail- In Erprobung
Bescheidvorbereitung
Der nächste Schritt nach der Antragsvorbewertung: den Bescheid auf Grundlage der geprüften Akte und der Rechtslage vorbereiten.
Im Detail
Antragsvorbewertung in zwei Schritten
Checkliste aus der Rechtslage
Für den beantragten Aufenthaltstitel stellt der Agent aus Gesetzen, Verwaltungsvorschriften und Erlassen zusammen, welche Voraussetzungen zu prüfen sind, jede mit überprüfbarer Quellenreferenz.
Die Akte gegen die Checkliste prüfen
Dann gleicht er die Akte Punkt für Punkt ab: Was ist belegt, und auf welcher Seite? Was fehlt, was ist offen?
Human-in-the-LoopDie KI unterstützt die Informationsaufbereitung und fachliche Prüfung. Die behördliche Entscheidung verbleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Kapitel 5 · Heute
Vom Ausländeramt zur Agentenplattform der Stadtverwaltung
Aus dem ersten Wissensassistenten im Ausländeramt ist ein breiterer Ansatz geworden: Spezialisierte KI-Agenten unterstützen verschiedene Aufgaben des Verwaltungsalltags, und Fachbereiche konfigurieren sie für ihren eigenen Bedarf.
Was in fünf Kapiteln gewachsen ist
- Die ErlassdatenbankErlasse und internes Wissen, mit Quelle
- Große Akten, kleine HardwareAkten bis 400 Seiten, lokal erschlossen
- Mehr RechtsquellenBund, Verwaltungsvorschriften, NRW, EU
- Die AnwendungsfälleAktenspiegel bis Antragsvorbewertung
- Die PlattformRund 20 Agenten für über 300 Nutzende
- ≈ 20
- selbst erstellte KI-Agenten in der Stadtverwaltung
- 300+
- Nutzerinnen und Nutzer
- bis 75 %
- kürzere Einarbeitung bei unterstützten Aufgaben
Angaben aus dem Projektkontext, Stand August 2026. Für ausgewählte, KI-unterstützte Tätigkeiten wurden deutliche Entlastungen berichtet, bis hin zu mehrstündigen Abläufen, die auf wenige Minuten schrumpfen. Die Werte beziehen sich nicht pauschal auf jede Akte oder jeden Verwaltungsvorgang.
Was der Einsatz zeigt
Schrittweiser Ausbau
Jedes Kapitel baut auf dem vorigen auf: erst das Wissen, dann die Akte, dann das Recht, dann die Anwendungsfälle.
Konkreter Nutzen
Umfangreiche Akten werden schneller für die Sachbearbeitung erschlossen.
Nachvollziehbarkeit
Quellenverweise erlauben die Prüfung an den Originaldokumenten.
Weiterverwendbarkeit
Der Aktenspiegel und die Rechtsquellen tragen mehrere Agenten zugleich, statt für jeden Anwendungsfall neu zu entstehen.
Praktische Einsetzbarkeit
Funktioniert mit lokalen Modellen, begrenzten Ressourcen und ohne direkte Schnittstelle zur eAkte.
Skalierbarer Ansatz
Statt einer einzelnen Chat-Anwendung entsteht eine Plattform für spezialisierte KI-Agenten in unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
Erst die Erlasse. Dann die Akten. Heute beides zusammen.
Der Einsatz im Ausländeramt Dormagen zeigt, wie BasePeak.AI in einer restriktiven lokalen Umgebung Schritt für Schritt wächst: von einer Erlassdatenbank über die quellenreferenzierte Analyse umfangreicher Akten bis zu Agenten, die Akte und Rechtslage zusammenbringen. Jede Etappe bleibt am Original überprüfbar, und die vorhandene Fachverfahrenslandschaft muss dafür nicht umgebaut werden.
BasePeak.AI: KI-Agenten für die Anforderungen realer Verwaltungsprozesse.
Sprechen wir darüber
Erzählen Sie uns, was Sie vorhaben. Wir melden uns mit einer belastbaren Einschätzung.